1、提前3天发出书面会议通知，明确建设单位、施工单位须参加会议的人员和准备的汇报内容。
2、在首次例会上，建设单位需向施工单位、监理单位宣布对总监理工程师的授权，明确权限范围，同时简要介绍工程项目的开工准备情况。
3、承包单位应详细汇报施工准备情况，从工人、建筑材料、施工机械进场情况，临时建设用房搭建、施工临时道路浇筑等方面进行汇报，并提请监理单位查验。
4、总监理工程师对施工单位准备情况提出意见和要求，介绍项目监理规划的主要内容，同各方研究确定在施工过程中参加工地日常例会的主要人员，召开工地日常例会的周期、地点及主要议题。
5、会议结束后，监理单位要根据会议形成的意见起草会议纪要，会议纪要经总监理工程师审核后由与会各方代表签字确认。